CAD&Graphics 11월호 특집 “프로젝트 관리, 어떻게 할 것인가 Ⅱ” 기사에 기고한 “글로벌 기업 성공의 비밀, PMO (프로젝트관리오피스)” 글 공유합니다.

글로벌 기업 성공의 비밀, PMO (프로젝트관리오피스)

프로젝트리서치㈜ 김태영 소장 

체계적인 프로젝트 관리의 중요성

리스크 매몰 비용 14배 절약

프로젝트 실패가 사회에 어떠한 영향을 미치는지 생각해 보신적이 있습니까? PMI 보고서에 의하면 글로벌 기준으로 기업 평균으로 약 1500억원 규모의 리스크 손실이 발생하고 있으며, 낮은 프로젝트 관리 성숙도 문화를 가진 기업은 높은 프로젝트 관리 성숙도를 가진 기업보다 14배 이상이나 되는 리스크 손실 비용을 발생시킵니다. 

(Source : PMI’s Pulse of the Profession, 2013)

90% 프로젝트 성공 수행율 

체계적인 프로젝트 관리는 기업의 성공을 위한 지름길입니다. 프로젝트 관리 체계가 낮은 기업의 경우 34%의 프로젝트 성공확율을 가지고 있는 반면, 우수한 프로젝트 관리 문화를 가지고 있는 기업은 90% 정도의 프로젝트 성공 확율을 가지고 있습니다. 이러한 것은 우연히 발생하는 것이 아닙니다. 우수한 프로젝트 관리 문화를 가지고 있는 최고의 성과 기업 기업은 다음과 같은 3가지 사항에 집중합니다. 

(1) 최고의 프로젝트 성과 기업의 조건 

1) 프로젝트 관리 역량 개발

조직내에서의 커리어패스와 전문적인 기회를 꾸준히 교육하고 훈련

2) 프로젝트 관리 표준

조직원들을 보다 더 효율적으로 이끌기 위한 방법과 도구로 혁신과 산업 선도 

3) 기업전략 유기적 구성  

기업의 목표에 맞춰 보다 최고의 성과를 내기 위한 프로젝트 관리 문화와 프로젝트, 프로그램 및 포트폴리오관리까지 체계적인 구성 체계 

(Source : PMI’s Pulse of the Profession, 2013)

이러한 큰 3가지 맥락인 ▲ 프로젝트 관리 역량 개발, ▲  프로젝트 관리 표준, ▲ 기업전략 유기적 구성을 벤치마킹하여 기업에 알맞게 맞춰 도입한다면, 마찬가지로 기업의 프로젝트 성공확률을 높일 수 있습니다. 

기업이 리스크를 피하고 최고 성과를 내기 위해 사용하는 프로젝트 관리 기법도 다양한 주제로 필요성이 높아지고 있습니다. 변화관리, 리스크관리, PMO 체계, 프로그램 체계, PM표준기법 및 포트폴리오 관리는 과거나 지금이나 꾸준히 기업이 적용하는 기법입니다. 아울러 전통적인 EVM(Earned Value Management, 기성고) 방식의 프로젝트 통제 기법과 더불어 요즘은 Visual Project (Agile) 기법이나 XP (Extreme Project) 기법의 통제기법을 적용하는 곳이 늘어나고 있습니다. 

(Source : PMI’s Pulse of the Profession, 2012)

글로벌 프로젝트 관리 표준

프로젝트 관리 기법을 글로벌 수준에 맞게 구성해야 한다면 뼈대가 되는 핵심 프레임워크가 상당히 중요합니다. 국내 1만명 규모, 전세계 50만명 이상의 PM 전문가 회원을 보유하고, 미국은 물론 글로벌 PM 표준에 큰 영향을 미치고 있는 PMI(Project Management Institute, http://www.pmi.org ) 에서 제정한 중요한 지침/표준은 크게 4개 입니다.

포트폴리오는 전략적 목표를 달성 하기 위해 하나의 그룹으로 관리 되는 프로젝트, 프로그램, 하위 포트폴리오 및 운영 업무의 집합체를 이릅니다. 여러 프로그램이 모여 포트폴리오가 형성되고, 포트폴리오를 지원하며 통합된 방식으로 관리되는 작업 또는 프로젝트, 하위 프로그램들이 모여 프로그램이 구성됩니다. 프로그램에 속하는지 여부에 관계없이 개별 프로젝트도 여전히 포트폴리오의 일부로 간주됩니다.

(1) 프로젝트 관리 지침서, A Guide for the PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK® GUIDE) 

프로젝트 관리 지침서로 착수 > 기획 > 실행 > 감시 및 통제 > 종료에 이르는 1) 5개의 프로세스 그룹과 통합관리, 범위관리, 시간관리, 원가관리, 품질관리, 인적자원관리, 의사소통관리, 리스크관리, 조달관리, 이해관계자관리에 이르는 2) 10개 지식 영역에 따른 3) 47개의 논리적 프로세스로 구성이 되어 있습니다. 

(2) 프로그램 관리 표준 , The Standard for PROGRAM MANAGEMENT 

프로그램 관리 표준으로 프로그램 전략 배치, 프로그램 이익관리, 프로그램 이해관계망 관리, 프로그램 거버넌스, 프로그램 라이프사이클 관리를 포함한 1) 프로그램 성과 관리 모델과 의사소통관리, 재무관리, 통합관리, 조달관리, 품질관리, 리소스관리, 리스크관리, 시간관리, 범위관리를 포함한 9개 영역을 지원하는 2) 지원 프로세스로 구성되어 있습니다.  

(3) 포트폴리오 관리 표준 , The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT

포트폴리오 관리 표준으로 크게 프로세스 관리 그룹, 전략관리, 거버넌스관리, 성과관리, 의사소통 구조 관리, 리스크관리의 6개 영역을 관리하는 프로세스로 구성되어 있습니다. 

(4) 프로젝트 성숙도 , ORGANIZATION PROJECT MANAGEMENT MATURITY MODEL (OPM3) KNOWLEDGE FOUNDATION 

프로젝트 성숙도 모델(OPM3)에서는 크게 지식 획득 및 활용, 성과측정, 향상/개선관리 3가지 항목으로 구성되어 있습니다.

이러한 PMBOK, 프로그램관리, 포트폴리오관리 및 OPM3 표준 도서는 PMI ( http://www.pmi.org ) 회원이면 누구나 다운로드 하여 업무에 대한 활용이 가능합니다. 회원이 아니더라도 PMI 의 온라인 서점인 http://marketplace.pmi.org 에서 획득할 수 있습니다. 

성공적인 멀티 프로젝트 관리를 위한 PMO

앞서 언급한 글로벌 프로젝트 관리 표준을 기업 내부에서 총괄하여 책임지는 조직 혹은 부서가 프로젝트관리오피스(PMO)입니다.  PMO에 대한 정의는 다음과 같습니다.  

“ 프로젝트관리오피스(PMO)는 프로젝트 관련 거버넌스 프로세스를 표준화하고 자원, 방법론, 도구, 기법 등을 공유를 촉진하는 관리 조직이다. PMO 의 책임사항은 프로젝트관리 지원 기능을 제공하는 일부터 하나 또는 여러 프로젝트를 직접 관리하는 실무에 이르기까지 다양하다. “  (PMBOK 5판)

조직내 PMO 에는 여러 가지 유형이 있으며, 조직 내 프로젝트에 미치는 통제력과 영향력은 각기 다르며 다음과 같습니다.

(1) 지원형

지원형 PMO 는 템플릿, 모범 사례, 교육, 그리고 다른 프로젝트에서 습득한 교훈과 가용 정보를 제공하여 프로젝트를 지원함. 

(2) 통제형

통제형 PMO 는 다양한 수단을 통해 지원을 제공하고 준수사항을 요구함. 이 준수 사항에는 프로젝트관리  기본 구조 또는 방법론을 적용하고, 특정 템플릿과 양식, 도구를 사용하며 거버넌스에 따르도록 하는 것이 포함될 수 있음. 

(3) 지시형

지시형 PMO 는 프로젝트를 직접 관리하면서 프로젝트 통제를 지휘함. PMO 는 기업의 전략적 프로젝트로부터 도출된 데이터와 정보를 통합하여 프로젝트 목표의 성취도 현황을 평가함. PMO 는 조직의 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트, 기업 측정 시스템(예: BSC) 간 연락 창구의 성격을 띰 

PMO 가 지원 또는 관리하는 프로젝트들은 함께 관리된다는 점을 제외하고는 서로 연관되지 않을 수도 있습니다. PMO의 특수한 형태, 기능 및 구조는 PMO가 지원하는 조직의 필요에 따라 달라집니다.  PMO 는 각 프로젝트의 생애 전반에 핵심 이해관계자나 의사결정자 역할을 수행하고, 권고안을 제시하거나 프로젝트를 중단할 권한과 비즈니스 목표의 일관성을 유지하는 데 필요한 그밖에 조치를 수행할 권한을 보유할 수 있습니다. 또한 공유 또는 전용 프로젝트 자원을 선정, 관리 및 배치하는 일에도 관여할 수 있습니다.

PMO 의 주요 기능은 다양한 방법으로 프로젝트 관리자를 지원하는 것이며, 일부 예로 다음과 같은 방법이 있습니다.

– PMO가 관리하는 모든 프로젝트 전반에 걸쳐 공유되는 자원 관리

– 프로젝트관리 방법론, 모범사례, 표준의 식별 및 개발

– 지도, 편달, 교육 및 감독

– 프로젝트 감사를 통하여 프로젝트관리 표준, 정책, 절차 및 템플릿의 준수 여부 감시

– 프로젝트 정책, 절차, 템플릿 및 기타 공유 문서(조직 프로세스 자산) 개발 및 관리

– 프로젝트간 정보 교환 조정

프로젝트 관리자와 PMO 는 서로 다른 목표를 추구하게 되는데,이는 다른 요구사항에 따라 업무를 수행하기 때문입니다. 그러나 이러한 모든 노력은 조직의 전략적 요구사항에 맞춰져야 합니다. 프로젝트 관리자와 PMO 역할 간 일부 차이점으로 다음을 들 수 있습니다.

– 프로젝트 관리자는 정해진 프로젝트 목표에 집중하는 반면, PMO 는 비즈니스 목표의 달성 확률을 높여줄 기회로 판단되는 중대한 프로그램 범위 변경을 관리합니다.

– 프로젝트 관리자는 프로젝트 목표를 최대 성과로 달성할 수 있도록 할당된 프로젝트 자원을 통제하는 반면, PMO 는 전체 프로젝트 간에 공유되는 조직 자원의 활용도를 최적화합니다.

– 프로젝트 관리자는 개별 프로젝트의 제약(범위, 일정, 원가, 품질 등)을 관리하는 반면, PMO 는 전사적 차원에서 프로젝트 간 방법론, 표준, 전반적 리스크/기회, 지표 및 상호 의존성을 관리합니다.

기업의 PMO 도입을 위한 가이드

기업의 전략에 따른 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 구성을 전략적으로 이행하고, 이를 체계적으로 관리하여 리스크 비용을 28% 감소시키고, 이익을 30% 향상하기 위해서 이러한 글로벌 표준 기반의 프로젝트관리오피스(PMO)를 구성하여 기획하고 관제, 즉 거버넌스 해야 합니다. 이를 위해서 PMI가 출간한 “The Project Management Office (PMO): A Quest For Understanding”를 모델로 하여 기획하고 구성하면 큰 혼돈 없이 구성할 수 있습니다. 이를 요약하면 다음과 같습니다. 

(1) 프로젝트 성과에 대한 감시와 통제 

프로젝트 성과에 대한 감시와 통제와 관련된 그룹은 가장 중요한 그룹입니다. 이 그룹은 프로젝트 성과에 대해 감시, 통제 및 보고를 하고, 이러한 일을 하기 위한 도구를 관리합니다. PMO는 PM들에게 수행하고 있는 프로젝트의 성과 통제와 가시성을 유지하기 위한 정보를 제공함으로써 프로젝트 거버넌스 기능을 수행합니다.

– 고위 경영진에게 프로젝트 상태 보고

– 프로젝트 성과 감시 및 통제 

– 프로젝트 정보시스템 구현 및 운영 

– 프로젝트 스코어보드 개발 및 유지 

(2) 프로젝트 관리 역량 및 방법론 개발 

PMO의 가장 기본이 되는 기능이 바로 프로젝트 관리 도구 선정 및 프로젝트 방법론과 프로젝트 인력의 역량 강화를 위한 제반 활동입니다. 도구 및 방법론 개발 및 구현, 프로젝트 관리 교육 및 조언 같은 기능들은 많은 사람들에게 영향을 끼칠 수 있는 PMO로써 프로젝트가 원활히 추진될 수 있도록하는 촉진자 역할을 수행합니다.

– 표준 방법론 개발 및 실행 

– 조직 내 프로젝트 관리 촉진 

– 교육 등을 포함한 역량 강화 

– 프로젝트 관리자를 위한 멘토링 

– 표준화된 도구 제공 

(3) 멀티 프로젝트 관리 

경우에 따라 PMO는 프로그램과 포트폴리오 관리를 포함한 전체 프로젝트를 조율하는 방식으로 관리하는 권한을 가지며, 프로그램과 포트폴리오들 간의 상호 의존성을 조율하는 것이 멀티 프로젝트 관리에서의 주요 이슈합니다. 

– 프로젝트 간의 조율 

– 새로운 프로젝트들에 대한 식별, 선택 및 우선 순위화 

– 하나 이상의 포트폴리오 관리 

– 하나 이상의 프로그램 관리 

– 프로젝트 간에 자원 배정 

(4) 전략 관리 

전략과 관련된 주제에 대한 관여와 고귀경영진과 더욱 밀접한 관계를 가지는 것은 최근 PMO의 역할에 있어서 최근 몇 년 사이에 꾸준히 나타나고 있는 경향입니다. 이러한 역할은 PMO가 고위 경영진과 가까워지게 된 계기가 되었습니다. 네트워킹 주위 환경에 대한 조사는 고위 경영진에게 최신의 조언을 제공하기 위해 현재 프로젝트 현황을 알려주기 위해 사용됩니다. 

– 고위 경영진에 대한 조언 

– 전략 기획에 참여 

– 이익 관리 

– 네트워킹과 주위환경에 대한 조사 

(5) 조직 학습 

앞서의 개인 단위가 아닌 조직 단위의 학습은 최근 경영 문헌과 실행에서 매우 중요한 주제가 되고 있습니다.  프로젝트가 종료되고 나서 리뷰로 도출된 교훈자료나 각종 업무 성과 산출물, 특히나 위험 항목을 데이터베이스에 입력시켜 향후 다른 유사한 프로젝트를 수행시 정확한 산출 및 리스크대응계획 수립을 빠짐없이 경험치를 가지고 명확히 할 수 있기 때문입니다. 

– PMO 성과 감시 및 통제 

– 프로젝트 문서 보관 관리 

– 종료 프로젝트 리뷰 실행 

– 프로젝트 감사 실행 

– 교훈 데이터베이스 실행 및 관리 

– 위험 데이터베이스 실행 및 관리 

PMO 인하우스(In-House) 컨설팅

이러한 PMO를 기업의 단계적 도입을 위해서는 내부 전문가를 육성해서 자생적으로 키워나가는 방향이 이상적입니다. 전문 컨설팅을 받는 것도 좋겠지만 한가지 큰 문제가 있습니다. 외부 컨설팅은 트렌드라든가 이상적인 구조는 잘 그리는 데 반해서, 막상 기업에서 시행하려고 하면 문화적, 기존 프로세스적 충돌을 일으켜 임직원이나 이해관계자 사이에 충돌이 발생할 가능성이 큽니다. 그리고 높은 비용이 수반됩니다. 

이에 반해서 회사내 임직원 중에서 전문 인력을 선별하여, 이 전문 인력이 자생적으로 컨설팅 , PMO를 수반하게 하는 것이 속도는 조금 느리지만 기업의 문화와 프로세스, 아울러 기업 환경 요인을 가장 잘 이해하고, 해당 기업에 맞는 수행 및 개선 과제를 도출할 수 있습니다. 즉 외부 컨설턴트가 조직 전체가 아닌 선별된 전문 내부 임직원에게만 훈련 및 코칭하고, 이 인하우스 컨설팅(In-House Consulting) 인원이 본인 기업 내부의 PMO 구성 및 컨설팅을 책임지는 구조입니다. 

기업내 전문 임직원으로 구성된 인하우스 PMO 컨설팅을 위해서는 두가지 접근 방식이 필요합니다. 한가지는 Visual Dashboard 개념으로 기업내 프로젝트 환경을 가시적으로 관제하는 시스템과 아울러 PMO로 선정된 인원들에 대한 코칭 모델이며, (1) WBS 및 Task 통제  (2) 형상 통제  (3) 지식KM 통제 모델로 관리 되도록 합니다. 

이를 통해 단계적으로 기업의 글로벌 수준의 체계적인 프로젝트 관리 수준을 도입할 수 있게 됩니다. 

맺음말

프로젝트 관리 수준을 글로벌 기준으로 끌어올려서 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 관리 구조를 기업의 전략과 일체화 시키고, 종료된 프로젝트의 교훈과 데이터베이스를 바탕으로 더욱 치밀한 계획 및 통제로 이익을 극대화하는 것이야 말로 기업의 프로젝트 경영의 핵심이라고 할 수 있습니다. 

과거 각 개별 기능 조직이 수행하는 것보다는 보다 프로젝트 관리에 전문화된 프로젝트관리오피스(PMO)를 구성하여 (1) 프로젝트 성과에 대한 감시와 통제, (2) 프로젝트 관리 역량 및 방법론 개발, (3) 멀티 프로젝트 관리, (4) 전략 관리 , (5) 조직 학습의 역할을 수행하고 관제한다면 높은 성과를 낼 수 있는 조직으로 향상될 것이고, 이는 결국 프로젝트 리스크를 줄이면서 기업의 프로젝트 성공율을 높임으로써 이익을 극대화 할 수 있습니다. 

프로젝트리서치(주) 김태영 소장 

010-9344-7505 , peterkim@projectresearch.co.kr 

http://www.ProjectResearch.co.kr 

현) 삼성전자 및 삼성SDS PM 교수

현) KT 차세대프로젝트 PMO 자문 

현) PMI 아이템 자문 위원 

글로벌 PM/PMO 표준과 한국형 프로젝트 관리 기법을 연구하고 있으며, Visual PMO® 솔루션 및 Visual PM® 기법으로 프로젝트를 가시적으로 관제하는 기법을 보급하여 기업의 경쟁력 강화 프로그램에 주력하고 있습니다.