Mac에서 Dropbox 에서 Office365 협업 환경으로 옮기는 과정 공유

최근 프로젝트를 수행하면서 Dropbox 로의 한계를 느껴서 Office365로의 이주 과정에 대한 정보를 1) Office365 유용성 및 2) Macbook 환경 관점에서 공유하고자 합니다. 

 

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1. Office 365 협업 유용성 

현재 프로젝트리서치(주)는 Google Apps 와 Office365를 병행하고 있습니다. Google Apps는 메일/칼렌더/연락처 sync 용도로 사용하고, 파일은 Dropbox 와 Evernote를 통해 자료를 공유하고 있었습니다. 최근까지도 사용상에 불편함에 없다가, 외부 협업자 특히 (1) 6명의 저자들과의 저술 프로젝트와 (2) H사 ALM 프로젝트를 진행함에 있어 MS Office 문서로의 협업이 많아지고, 이에 대한 최종갱신본 아울러 협업 및 배포에 불편함을 없애고자 Office365 체계로 통합하여 대체 사용 및 이주 중입니다. Office 365 체계의 장점은 다음과 같습니다. 

 

Office365 장점 

  • 전자메일 서비스 50G 제공 
  • Office (5 PC/Mac) 및  Office Online 무제한 지원 
  • Site (Sharepoint)를 통한 프로젝트 협업 사이트 구성 
  • OneDrive for Business 1T 용량 
  • Skype for Business (구:Linc)를 통한 무제한 화상 컨퍼런스 
  • 심리스한 업무 환경 (즉 Outlook, Onedrive, Office, 화상회의를 웹클라우드/PC/Mac 가리지 않고 편리하게 언제 어디서나 수행) 

 

Office365를 통해 가장 편해진 것이, 기존 Google Apps 기반으로 spreadsheet를 편집했을 때, 종이 인쇄 보고시 레이아웃이 적절치 못했었는데, Office365/Onedrive for Business 체계로 이주하게 되면서, 저는 폴더에서만 작업하거나, 혹은 협업으로 Office Online 버전을 사용하게 되면 최대 99명까지 동시에 한 문서에 붙어서 작업이 가능하다는 것이었습니다. (Excel은  Excel Online버전으로만, Word / Powerpoint는 설치한 앱으로도 여러명의 동시 작업 / 협업이 가능).

H사 프로젝트 보고서를 One Page Project Management (OPPM) 형태로 보고하고 있는데, 출력시 레이아웃이라든가 협업하시는 분들과의 MS Office의 익숙함으로 별다른 러닝커브 없이 바로 협업할 수 있었던 것이 장점인 것 같습니다.  Dropbox 와의 비교에서도 제 경우 Mac/ Win 에서도 모두 동기화 속도와 CPU 점유율에서 빠른 속도와 적은 리소스를 사용하는 것으로 확인 하였습니다. 아마도 Dropbox > Office365 이주가 끝나면 Dropbox 1T 구독을 중지할 수도 있을 것 같습니다. Dropbox와 달리 Office365 Portal 사이트에서 바로 Access가 가능하여 굳이 자료를 Local에 받아두지 않아도 협업을 할 수 있었던게 가장 편리한 점이 었던 것 같습니다. 아직 Dropbox를 버리지 못한 이유가 (1) 1Password  (2) Papers Library 인데, 이는 어차피 무료 용량이 50G 되니 커버가 되니 상관이 없고, 기존 Dropbox에 저장된 특수 파일명을 Onedrive가 인식하지 못하여 열리지 않은 Keynotes가 있는데 이는 향후 수작업으로 변경 작업을 해서 전체를 옮길 생각입니다. 

또한 5대 설치 라이센스가 제게는 상당히 편했습니다. 굳이 License Key를 입력하는 것이 아니라 Office 365 계정 정보를 입력하게 되면,  제품 인증과 협업 사이트 들이 자동으로 등록되어 다른 세팅을 할 필요가 없이, Macbook Pro ( Mac & Parallels) 및 Macbook (Mac & VMWare & Bootcamp) 용도로 설치를 용이하게 구성할 수 있었습니다. 

이 외에도 Skype for Business로 WebEx 같은 화상회의를 인원 제한 수 없이 대체할 수 있다는 점과 HD급으로 저장 녹화가 가능하다는 점,  Site(구 Sharepoint)를 통한 프로젝트 협업 사이트를 만들고 관리하기가 용이하다는 점, 아울러 Outlook 을 통해 스팸/메일함 관리가 상당히 용이하게 통합된다는 점이 Office365의 가장 큰 장점 같습니다.  그 외 향후 Yammer, Wunderlist 와의 통합에도 기대를 걸어 봅니다. 

 

 

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2. 뉴맥북 환경 

Macbook 모델로 보조 노트북을 선정했던 이유는 CPU 사양이 낮음에도 불구하고 512G SDD, 8G RAM 으로 제가 사용하는 사무/연구 환경에서는 그닥 불편하지 않은 성능을 보여주면서, 주력 강의 환경인 키노트/맥북프로의 백업 장비로서의 역할을 할 수 있기 때문이었습니다. 팬이 없어서 조용하다는 것과 배터리만으로 근 7-8시간이 가능하다는 점도 고려되었구요. 요즘 워낙 Mac 환경이 좋아져서 그닥 Windows 환경이 필요하지 않긴 하지만, Office 특화된 Windows Performance 때문에 Bootcamp 로도 심리스 사용을 하기로 걸정하고 환경 설정 하였습니다. 

 

맥북 환경 설정 

– OS ; OSX 10.11 및 Windows10 (Bootcamp 및 VMware 별도) 설치 

– 파티션 ; Mac 및 Bootcamp/Windows 각각 256GB 할당 

– 공동설치 : Office365 , Onedrive for Business, Skype for Business 설치 

– Windows 사용 SW 

  • Paragon NTFS for Mac 14 : Mac 에서 Bootcamp 윈도우 NTFS 포맷을 읽고 쓸 수 있게 해 줌. 
  • Paragon Camptune X  : Bootcamp 파티션 영역을 쉽게 Drag & Drop 으로 조정이 가능 
  • Paragon HFS+ for Win 10  : Windows 에서 Mac 의 HFS 포맷을 읽고 쓸 수 있게 해 줌 
  • Stardock Start10 : Windows 버튼 효과를 Windows 7 의 익숙한 형태로 변경 해 줌 
  • Keytweak : 좌측 Command 키를 CTRL 및 우측 Option 키를 INSERT 키로 대체해서 사용하게 끔 해줌 
  • Netdrive2 : Onedrive/ Onedrive for business/ Dropbox/ WebDav(Synology) 에 쉽게 마운트 가능 (Local HDD 용량을 차지하지 않고 편집 가능) 

 

Microsoft의 Windows 뿐만 아니라 Mac의 호환성이 Office365를 계기로 상당히 좋아졌습니다. 물론 복잡한 수식이 들어간 것은 아직 VM 상태나 Bootcamp 모드가 필요하지만 이는 전체 사용하는 문건의 10% 정도 밖에 되지 않고, 대부분의 환경은 Mac OS X 환경 그대로에서 Office 문서로의 협업이 편리해 진 것 같습니다. 

 

 

 

 

 

Peter Kim에 대하여

김태영 PMP 010-9344-7505 프로젝트리서치(주) 대표/설립 peterkim@projectresearch.co.kr http://www.ProjectResearch.co.kr

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