프로젝트 성공을 위한 의사소통 체계 가이드

PMI 의 주옥같은 The Pulse of Profession 보고서 중 의사소통을 강조하는 보고서를 요약 해 보았습니다. ( 원문 : http://www.pmi.org/~/media/PDF/Business-Solutions/The-High-Cost-Low-Performance-The-Essential-Role-of-Communications.ashx )

Project Communication 001

기업의 구성은 “프로젝트 관리”를 필수적으로 해야하며, 프로젝트 성공은 결과적으로 비즈니스 성공으로 엮어 집니다. 글로벌 경쟁시대로 진입함에 따라 조직 전략에 따른 우선 순위 기반으로 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트가 Alignment 되어야하고, 이를 위해 수용가능한 혁신이 필요합니다. 궁적적으로는 경제 위기에 효과적으로 대처하기 위한 효율적, 효과적 접근 방식으로 “보다 적은 자원으로, 보다 많이”라는 접근방식의 키워드가 필요한 것이죠.

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프로젝트의 성공을 위해서는 투명하고 효과적인 의사소통 체계가 중요합니다. 실패한 프로젝트의 20%는 이러한 의사소통의 실패로 도래되죠.

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불충분한 의사소통은 통계적으로 프로젝트 리스크 13.5% 중 절반이나 해당하는 56%가 리스크 비용으로 대두됩니다. 프로젝트 전체를 놓고 보면 7.5% 가 불충분한 의사소통으로 야기되며, 금액적으로 따지만 1조원  프로젝트규모라면 750억이 의사소통 리스크로 감내해야하는 비용이 되는 것이죠. 결코 만만한 비용이 아닙니다.

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통계적으로도 의사소통이 활발하고 원활한 조직일 수록 프로젝트 성공율이 30-40% 정도 높습니다. 어찌보면 당연한 통계이죠.

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프로젝트가 최초 수립한 사업 계획/목표에 도달하는 비율도 의사소통이 활발한 팀이 그렇지 못한 팀보다 약 20-30%의 성공율이 더 높습니다.

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결과적으로 효율적으로 의사소통을 벌이는 프로젝트 팀/ 조직은 그렇지 않은 기업보다 최소한 5배/ 30% 이상 프로젝트 성공율이 높습니다.

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또한 프로젝트의 의사소통 계획서가 수립되어 이를 제대로 이행하는 프로젝트 팀의 성공율 역시 그렇지 않은 팀보다 30% 높죠.

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제대로된 의사소통 계획서는 프로젝트의 요구사항 식별, 프로젝트의 소통 내용 및 주기, 프로젝트 범위/일정/예산/품질/자원/리스크의 조율, 이해관계자/Stakeholder, 아울러 프로젝트 내부 팀웍 향상에 대해 차이를 보입니다.

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기업이나 조직은 이러한 의사소통의 효율성 (적어도 30% 이상은 프로젝트 성공율을 높인다)를 인지하고, 이를 위해 1. Business 가치를 향한 의사소통 체계, 2. 이해관계자 레벨별 소통 기법 개발, 3. 프로젝트 가치를 기반으로한 의사소통 체계 및 4. Best Practice 기반의 의사소통 실무 체계 적용 및 활용/개선을 꾸준하게 인지하고 노력해야 합니다.

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Peter Kim에 대하여

김태영 PMP 010-9344-7505 프로젝트리서치(주) 대표/설립 peterkim@projectresearch.co.kr http://www.ProjectResearch.co.kr

3개의 답글 to “프로젝트 성공을 위한 의사소통 체계 가이드”

  1. 의사소통을 잘 하기 위한 (당장 해 볼 수 있는) tip이 있을까요?

    • 우선은 프로젝트 소통 기준점 (WBS , FBS)을 잡고,’매일 15분 정도라도 이 기준으로만 소통하는 것이 어떠세요?

      • 15분 정도 소통을 어떤 내용으로 하면 좋을까요?
        제 경험으로는 …
        프로젝트 초기라면 당장 1~2달 이내 도래하는 본인의 WBS Task를 수행하는데 타 부서에서 선행적으로 협조해줘야 할 일, 혹은 본인 Task의 결과에 따라 타 부서에 영향을 주는 일에 대해서 상호 식별하는 미팅을 시작해 보세요, 이런 일들은 WBS상에 잘 나타나지 않는 일이 대부분이며, R&R과 관련된 아주 흥미로운 일들이 일어 날 거예요 ~ ^^

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