의사소통의 필수적인 역활

PMI’s Pulse of the Profession in-depth report는 프로젝트 관리의 여러 지식영역 및 관련 분야에 대한 상세한 보고서를 제공해줍니다.  금번에 관심을 갖은 분야는 의사소통 부분이고  보고서는 의사소통의 영향력을 정량화하였다는 부분에서는 큰 의미가 있는 것 같습니다.  그 예로 프로젝트 5개 중 2개는 실패하고 그중에 1개는 비효율적인 의사소통으로 기인한다는 것과 프로젝트 위험비용의 56% 가 비효율적인 의사소통으로 기인한다와 같이 정량화된 수치는 의사소통의 중요성을 현실적으로 깨닫게 해주었다.

또 프로젝트 이해당사자들간의 사용되는 각기 다른 언어(기술적, 배경적)로 인해 의사소통이 방해가 되며,  프로젝트 이해당사자 전체가  해당 프로젝트의 사업적 이점(이득)을 충분히 깨닫고 이해하는 것이 모든 의사소통의 시작이고 그러기 위해서는 충분히 명확하고 자세히 의사소통 되어야 하고 표준화된 의사소통계획 수립의 필요성을 깨닫게 되었습니다.

또 highly-effective communicators가  high-performing 조직이 될 수 있다는 것과 마지막에는  high-effective communicators 되기 위해서 나아길 길에 대해서 알려준다.

이글을 읽고  PMBOK의  Communication Knowledge Area를 다시 보니 새로운 의미로 다가웠습니다.

원문출처: http://www.pmi.org/Knowledge-Center/~/media/PDF/Business-Solutions/The-High-Cost-Low-Performance-The-Essential-Role-of-Communications.ashx

THE HIGH COST OF LOW PERFORMANCE: THE ESSENTIAL ROLE OF COMMUNICATIONS

조직적인 프로젝트, 프로그램 관리 현장에서, 의사소통은 프로젝트 팀의 모든 멤버를 공통의 strategies, goals 그리고 actions으로 연결해주며, 만일 이런 components 가 프로젝트 추진자에 의해서 효율적으로 공유되지 않고, 이해당사자가 이해하지 못한 상태라면, 프로젝트결과물은 위태롭고, 예산은 불필요한 위험을 초래한다.

PMI의 2013년 Pulse of the Profession 에 따르면, 프로젝트의 timelines(일정), budgets(예산), 그리고 특히 goals(목표)를 만족시키는 것이 살아남거나 더욱이 사업을 번성시키는데 상당한 영향을 미친다고 한다.  그들은 프로젝트 성공 비율을 긴급히 향상시킬 필요가 있고,  조직은 복잡하고 다음과 같은 위험한 환경에 직면해 있기에,

»“더 적은 자원으로 더하라” 라는 경제기후

»글로벌 우선순위의 확장

»혁신이 가능하게 하는 필요성

Pulse study는 project management에서 가장 중대한 성공 요인은 모든 조직에게 가장 중요한 역량으로써,  모든 이해당사자들에게 효율적인 의사소통을 하는 것이라는 것을 밝혀냈다. 복잡하고 경쟁적인 사업 환경에서, 조직은 프로젝트 성공과 장기간 수익의 핵심 요소를 간과할 여유가 없다.

Forbes, PricewaterhouseCoopers LLC and Towers Watson의 비즈니스 리서치는 조직들은 효과적인 의사소통이 projects, programs, portfolios에 미치는 긍정적인 영향을 잘 알고 있다. 그러나, 아직까지도 명확하지 않은 것은 비효율적인 의사소통이 프로젝트 결과물 또는 그에 따른 사업의 성공에 얼만큼 영향을 미치냐는 것이다. The Essential Role of Communications 는 이와 관련하여 놀라운 식견을 제공한다.

프로젝트에 사용된 매 10억달러 당, 1억35백만달러가 위험에 처해있다고  PMI’s 2013 Pulse of the Profession이 밝혀냈다. 효율적인 의사소통의 중요성에 관한 연구에서는 그 중 56%( 75백만달러)가 비효율적인 의사소통으로 기인한다고 밝혔다.

이런 위험에도 불구하고, 조직들은 중요한 프로젝트 정보를 효율적으로 의사소통하는 것에 합당한 중요성을 부여하고 있지 않다고 시인하였다. 특히 프로젝트의 모든 단계에서 strategic initiatives와 관련된 business benefits을 이해당사자들에게 설명할 때 그렇다. 조직은 그들의 전략적 조율(strategic alignment)과 business benefits에 대해서 효과적으로 의사소통 할 수 없다면 조직은 strategic initiatives을 실행할 수 없다.

PMI’s Pulse communications 리서치는 효율적인 의사소통은 좀 더 성공적인 프로젝트로 안내하고, 조직들을 high performers로 변하게 한다는 걸 발견했다 (평균 프로젝트의 80%를 제 시간, 예산에 완료하고, 원래 목표를 만족시키는 것). 이런 조직은 그들의 낮은 생산성을 갖은 상대방보다 14배 적은 비용이 risk에 있다. 리포트는 또 조직들이 좀 더 성공적인 프로젝트를 달성하는데 장애가 되는 communication 문제도 또한 조명하고, 복잡하고 위험한 환경에서 그들은 그들만의 독특한 문제에 직면을 하고 있을 것이기에 조직들이 그들의 의사소통을 향상시키는 key initiatives를 식별하고 있다.

관리자와 프로젝트 매니져는 의사소통이 중대하다는 것에 동의한다.

전 세계의 관리자와 프로젝트 매니저는 빈약한 의사소통이 프로젝트 실패에 기여한다고 동의한다. The Forbes Insights 2010 Strategic Initiatives Study “Adapting Corporate Strategy to the Changing Economy – 조직의 전략을 변화하고 있는 경제에 적용” 10명 중 9명이상의 CEO들이 의사소통이 그들의 strategic initiatives를 성공시키는데 핵심이고, 응답자의 거의 절반 이상이 의사소통을 그들의 전략적 계획과 실행 프로세스의 핵심이고 활동적인 컴포넌트로 의사소통을 언급하였다. 그리고 프로젝트 매니저는 모든 이해당사자에게 효율적인 의사소통이 프로젝트 관리에서 가장 중요한 성공 요소라는 것에 동의하였다. The third global PricewaterhouseCoopers LLC (PwC) 의 현재 project management에 대한 설문조사에서 관리자에 따르면 효율적인 의사소통은 예산 내 프로젝트를 종료하는데 17% 증가되는 것과 관계되어 있다.

Project Success Rate 17% Up within Budget

비슷하게 the Towers Watson 2011-2012  “Change and Communication ROI Study Report-변화와 의사소통의 ROI 연구보고” 높은 수준의 효율적인 의사소통을 실천하는 회사들은 재무적으로 동종업계 회사에 비해 작업능력에서 1.7배 더 능가한다는 것을 보여준다. 명확한 것은, 조직은 효율적인 의사소통이 전략적 프로젝트의 성공과 결과적으로 조직적 성공에 얼마나 중요한지 잘 인식하고 있다. 그러나, the Pulse communications research는 4개의 조직 중 1개의 조직만이 highly-effective communicators 라고 할만하다는 것을 찾았다. 이 것은 조직들 대부분이 문제 영역을 식별하고 프로젝트 의사소통 효율성을 향상 시키는 과정을 도표로 만들 기회가 있다고 제안한다. The Pulse communications 보고서는 효율적인 의사소통이 얼마나 더 프로젝트를 성공적으로 이끌 수 있는 지와 비효율적인 의사소통에 대해 조직은 얼마나 대가를 치루어야 하는지 정량화 하였다.

1.7 Times Up performance

 1 of 4 organizations highly-effective communicators

 quantify how much (in)effective communication

THE REAL RISKS OF INEFFECTIVE COMMUNICATIONS – 비효율적인 의사소통의 실제 Risks

모든 프로젝트가 성공하지 않는다. 평균적으로, 5개 중 2개의 프로젝트는 그것들의 원래 목표와 사업적 의도에 만족하지 못한고, 그 실패한 프로젝트 절반은 비효율적인 의사소통에 관련이 있다.(프로젝트에 사용되는 매 10억달러 당 7천5백만달러가 리스크에 있다(1억3천5백만 달러의 50%이상)그것은 조직의 리스크 비용뿐만 아니라, 프로젝트 성공 비율에도 위험하다는 것이다. 우리의 연구는 비효율적인 의사소통은 더 적은 프로젝트 성공을 이끌고, minimally-effective communicators 인 조직은 확실히 더 적은 프로젝트가 프로젝트 원래 목표를 달성하고, 시간 안에 마무리 하거나, 예산안에 완료된다. 조직들은 의사소통을 향상시키고 이런 문제와 더 이상의 프로젝트 실패를 막는 spearhead initiatives(선제적접근) 주인의식을 가져야 한다.

2 of 5 projects failed , 1 of them by ineffective communications

THE COMMUNICATIONS GAP, LANGUAGE CHALLENGES – 의사소통 간극, 언어 문제

결과는 프로젝트 의사소통의 모든 관점이 조직에 문제가 될 수 있지만, 그 중 가장 큰 문제 영역은 1) “business benefits”의 이해에 대한 간극과 2) project management jargon(은어)로 자주 불명확해지거나 포장되는 프로젝트 관련 정보를 전달하는데 사용되는 언어와 관련된 문제들 순이다.

The Gap Surrounding Business Benefits – Business Benefits을 둘러싼 간극

PMI’s의 러서치는 조직들은 효율적인 의사소통이 성공을 위한 매우 중요한 component라는 것을 인식을 하지만, 의사소통의 중요성을 이해하는 것이 성공적인 의사소통을 항상 보장하지 않는다는 것을 밝혀냈다. 우리의 연구는 조직 내 단절을 발견하였다. 사업오너(Business Owner)와 임원 스폰서(executive sponsors)는 business benefits와 전략에 alignment에 관한 의사소통이 되고 있다고 보고하는 반면, project manager는 동의하지 않는다.  PMO 관리자들과 조직 내 중간급 프로젝트 리더는 반드시 이런 간극의 주인의식을 가져야 하고 strategic initiatives의 business benefits를 project team에게 전달해줘야 한다.

회사가 전략개발자와 그것을 실행 해야만 하는 사람들의 간극을 줄일 때, 프로젝트는 더 성공적이다. 더 잦은 프로젝트 의사소통(특히 business benefit과 전략에 기여를 둘러싼)을 한다는 조직은 같은 정보를 덜 그런 조직과 대비하면 평균적으로 특히 더 많은 성공적인 프로젝트를 갖는다.

The Pitfalls of Poor Language – 취약한 언어의 함정

리서치 결과는 조직들이 적당한 수준의 명확함과 상세함으로 의사소통을 하는데 어려움을 가지고 있다는 걸 보여준다. 이런 어려움은 각각의 핵심 청자(audience)와 프로젝트에 특성화된, 기술적 언어의 이해가 나뉘어 짐으로 악화될 수 있다.(See-7) 놀랍지 않게, 이런 곤란한 부분은 조직의 strategic initiatives 의 성공에도 영향을 미친다. 그 데이터는 충분한 명확함과 자세함으로 의사소통되고, 청자의 언어로 의사소통 되는 5개 중 4개 프로젝트 의사소통이 충분히 명확하고 자세하지 않은 프로젝트의 절반이상과 비교했을 때 원래 비즈니스 목표나 의도를 만족하는 평균을 보여준다.

IMPROVE COMMUNICATIONS TO MAXIMIZE SUCCESS AND MINIMIZE RISK – 성공을 극대화하고 리스크를 최소화 하기 위해 의사소통을 향상시켜라

의사소통을 명확하고 더 효과적으로 하는 조직은 더 많은 성공적인 프로젝트를 가지고 있다. 보고서는 high performers가 더 effective communicators라는 걸 보여준다. 그러므로, highly-effective communicators가 minimally-effective communicators보다 5배나 더 high performers가 될 수 있다는 것은 놀라운 것이 아니다. Pulse study 의 결과처럼, high-performing 조직은 14배나 적은 dollars(금액을) 리스크에 투입한다. 이런 발견들은 low performers는 그들의 의사소통 관습의 향상으로 확실히 이득을 취할 수 있다고 제안한다. 향상은 그들이 더 성공적인 프로젝트, 더 적은 dollars(금액) 을 실감할 수 있도록 할 것이다.

High Performer = Effective Communicators

Highly-effective communicators can be high performers for 5Times

14 Times fewer dollars at risk for high performing organizations

데이터는 high-performing 조직들은 모든 프로젝트 의사소통의 정량적 관점에서 , 특히 위에 기록한 간극과 곤란한 부분들의 관련된, 두드러짐으로 인해 그들 자신을 차이를 보여준다. High-performing 조직은 목적들, 예산, 일정, 범위, 산출물 그리고 프로젝트의 business benefit을 포함한 프로젝트의 핵심 주제 영역의 의사소통 부분에서 더 훌륭하다.추가적으로, high-performing 조직은 프로젝트 의사소통의 전달 부분에서도 현저히 두드러진다. (시기적절하고, 충분히 명확하고 자세하며, 비기술적언어를 사용하고, 전달을 위한 적당한 설정 또는 미디어를 선택함)

High-performing 조직은 low-performing 조직과 비교했을 때, 공식적인 의사소통 계획 더 자주, 더 효율적으로 사용한다. High performers는 많은 프로젝트에서 거의 2배의 공식 의사소통 계획을 작성한다. , 그리고 high-performing 조직의 의사소통 계획은 3배 더 효율적이다.

high-performing 조직은 의사소통에서 훨씬 더 성공적인 것은 명확하다. 놀랍지 않게, 그 연구는 high-performers는 low-performing 조직들 보다 훨씬 더 (69% vs. 58%) 그들 프로젝트의 성공함에 있어 의사소통의 결정적 중요성을 깨달았다. 그리고, 의사소통에 중요성을 두는 것 만이 high-performers 탁월한 영역을 아니다. High-performing 조직은 모든 프로젝트 관련 tasks를 그들의 low-performing 상대자와 비교해서 훨씬 더 중요하게 여긴다고 보고한다.

THE WAY FORWARD  – 앞으로 나아갈 길

1.Business benefits과 관련된 의사소통 간극을 좁혀라. PMO 관리자나 중간 프로젝트 리더들은 오너십을 갖고 프로젝트의 strategic 과 business benefits을 그것들을 실행하는 책임이 있는 사람들에게 좀 더 잘 의사소통해라. 그 간극이 좁아질 때, 프로젝트는 더 성공적이다. High performers는 이런 정보를 프로젝트 팀과 더 자주 효율적으로 전달함으로써 산출물을 최적화할 수 있다.

2.각각 다른 이해당사자 그룹에게 각각 맞는 의사소통을 하라. 많은 조직은 모든 이해당사자에게 알맞은 언어를 사용하여 적당한 수준의 명확성과 상세함으로 의사소통하는데 어려움을 갖고 있다. High performers는 다양한 이해당사자 그룹들의 다른 언어를 사용하는 것을 이해하고, 의사소통을 각각에 맞게 한다. 그들은 또 모든 이해당사자 그룹들이 프로젝트와 조직적인 성공 대한 명확한 비전을 가져야 할 필요가 있다는 것을 인식하고 있다.

3.프로젝트 관리 의사소통을 포함한 Project management의 가치를 인식하라. The Pulse는 대부분의 조직들은 프로젝트 관리를 과소평가하고 그에 따라 빈약한 결과를 낳는다. 조사결과는 high peformers가 프로젝트 태스크, 특히 프로젝트 의사소통에 좀 더 중요성을 둔다. 설명한 것처럼, 성공적인 의사소통은 high-performing 조직에서 더 확실히 보인다. 왜냐하면 그들은 효율적인 프로젝트 관리 의사소통과 project management의 중요성을 인식하기 때문이다.

4.표준화된 프로젝트 의사소통 관행을 사용하고 그것들을 효과적으로 사용해라. Pulse는 high performers 는 low-performing 조직보다 조직 전체적으로 거의 3배 더 표준화된 관행을 사용하고 그에 따라 더 좋은 프로젝트 산출물을 갖는다. 표준화된 프로젝트 관행 중 한 형태는 공식적인 의사소통계획이다. 의사소통계획은 비록 표준화된 것이지만 모든 이해당사자들에게 적용가능하고 알맞아야 한다. 결과보고서는 high performers는 공식적인 의사소통계획을 더 자주 더 효율적으로 사용하고 있으며, 그것은 경쟁적이고 복잡한 사업환경에서 그들을 성공적으로 운영할 수 있게 해준다.

끝.