프로젝트 주간업무보고 진행 방법

Best Weekly Status Meeting Ever

By Kevin Korterud on October 9, 2013 1:46 PM

원문 : Best Weekly Status Meeting Ever

많은 프로젝트 팀원들은 주간 단위로 채념과 절망적 심정으로 주간 업무 보고를 준비할 것이다. 이러한 미팅들은 팀원이 자주 동기부여를 위한 연설을 들어야만 하고, 측정 진도율에 대해 만족스럽지 못한 기대치와 프로젝트 업무 들에 대해 과도한 진행을 야기시킨다. 가끔 이러한 미팅은 몇 시간씩 지속함으로, 팀원들로 하여금 프로젝트 업무 들을 과도하게 끌고나가는 모습도 없지 않다. 이러한 미팅에서 놓치지 말아야할 것들이 있다.

어떻게 하면 PM으로써, 주간 업무 보고를 통해 팀원들이 보다 더 격려받고, 잘 정보를 전달받아, 프로젝트의 다음 단계에 기여할 수 있는가에 대한 팁을 공유하고자 한다.

1. “프로젝트 답변”을 가지고 시작한다.
가장 큰 문제가 “이번주에 한게 무엇이지요?”라고 질문하는 것이다. 이것은 정말 불필요하고 시간 소모적인 진행방식이다. 더불어 PM은 이미 팀의 주간 진척 상황을 확인했어야 한다. 이러한 시간 소비를 줄이기 위해서 “프로젝트 답변”으로 부터 시작하는 것을 추천한다.

• 프로젝트의 일정 상황을 공유한다. 예로 “우리는 2주 정도 지연되고 있습니다.”
• 프로젝트의 예산 상황을 공유한다. 예로 “우리는 계획대로 진척되고 있습니다.” 
• 다음 마일스톤까지의 진척 상황을 공유한다. 예로 “우리는 이번 프로세스 단계에서 50% 진척율을 보이고 있습니다.”

이렇게 프로젝트 답변으로 부터 시작하면, 프로젝트 팀원들에게 보다 일정, 예산과 진척 공정에 집중하여 회의를 이끌 수 있다.

2. 리스크와 이슈에 대해서 토론한다.
이렇게 “프로젝트 답변”에 대한 보고가 종료되면, 리더는 프로젝트의 리스크와 이슈에 대해 토론하도록 한다. PM은 미리 현재의 리스크와 이슈에 대해 책임자별로 목록을 확보하고 있어야 한다. 프로젝트 리스크와 이슈에 대한 담당자를 명쾌히 정한 후, 이러한 담당자가 스스로 이슈/리스크에 대해 준비할 수 있게 해주어야 한다. 추가적으로 담당자들에게 그것들에 대한 솔루션 제시해야한다. 담당자들이 자체적으로 이러한 문제를 해결하지 못한다면, PM은 상위부서에게 이러한 리스크나 이슈를 보고해야 한다.

3. 다가올 마일스톤에 대해 명료화한다.
마지막으로 프로젝트 주간 보고시의 마지막 아젠더는, 마일스톤을 위해 다가올 2-3주 내에서의 주요 아이템을 같이 인식하고, 이것을 해결하기 위한 경로를 재확인하는 것이다. 더불어 다음 상황 미팅 시까지의 당신의 기대치를 팀원들과 나눠야 한다. 이럼으로써 프로젝트 팀원들은 프로젝트 진척에 영향을 미칠 새로운 리스크 혹은 이슈를 식별하여 사전 대비토록 유도할 것이다.

4. 매주 화요일에 프로젝트 주간 업무보고 미팅을 한다.
프로젝트 상황 보고 일자에 대해 많은 의견이 있을 것이다. 어떤 이는 주 첫날에 하여 금주에 진행할 업무들을 재인식하고자 하고, 어떤 이는 주 마지막 날에 하여 이번 주의 진척율을 확인하고자 한다. 개인적으로, 필자는 화요일에 하는 게 가장 이득이라고 생각한다. 이는 첫날에 프로젝트 미팅을 위한 모든 정보를 수집할 수 있도록 해주기 때문이다. 추가적으로 프로젝트 팀은 다음 주간 보고를 위해서 3일의 Fullday를 할애할 수 있기 때문이다.

이러한 팁이 필자가 생각하는 가장 효과적인 프로젝트 주간업무보고라 생각한다. 당신이 생각하는 프로젝트를 성공으로 이끄는 주간 업무보고는 무엇이라고 생각하는가?

이 것이 원문 글인데 이에 대해 Preji George 라는 사람이 댓글로 자신의 경험을 공유한 것도 유용하여 같이 요약 번역합니다.

1. 주간업무보고는 1시간을 넘지 않게 진행한다. 시간이 더 필요한 경우 별도 미팅을 통해서 진행하도록 한다.
2. 주간 진척 상황 및 주요사항을 공유한다. 이때 계획대비 진척에 대해 시각적인 자료가 있으면 좋다.
3. 리스크와 이슈에 대해 토론하되 가장 중요한것 먼저 순으로 진행한다.
4. 시간을 숙지하고, 모든 구성원이 이러한 ‘시간 제약’을 가지고 각 카테고리네에서 토론하도록 유도한다.
5. 다가올 마일스톤을 명료화하고 확인한다. 이때 중요한 것이 목표 달성시 팀이 얻게될 큰그림을 제시해주어야 한다.
6.회의록 작성시 분산된 작업 결과물들이 매트릭스 형태로 보여주면 좋다.
  A. “지난주 생성 항목”이 금주에 어떻게 “수행 항목”으로 전환되어 진척하는이 언급해주면 좋다.
  B. ‘프로젝트 문서 참조 링크’ 형태로 리스크 등록부 및 이슈 로그같은 문서와 같은 주요한 프로젝트 산출물이 어떻게 진척되고 관리되는지 팀원들도 쉽게 접근할 수 있도록 하면 좋다.