Devonthink 활용 가이드 – 자료 수집,분류 및 활용

Mac의 생산성 관련 필수 앱을 꼽으라면 단연 Devonthink 를 추천합니다.  까페/블로그/기사를 포함한 웹 문서 스크랩, M$오피스 문서, 저널/PDF, 사진 등등 다양한 내용의 수집과 분류를 통해 4편의 논문 작성, 각종 보고서/기획서 및 프리젠테이션 자료의 자료 저장소로 Devonthink는 최고의 도구입니다.  또한 Devonthink To Go (iPad버전)을 통해 분류된 자료의 Seamless 한 열람 또한 유용합니다.

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1. Devonthink DB 구조

2. 자료수집 방법

3. 자료 분류 방법

4. 자료 활용 방법

5. iPad와 연동하여 활용하는 방법

에 대해서 간단히 저의 경험담을 나누고자 합니다.

1. DB 구조

Mac@Work #2 – Devonthink를 통한 자료 활용 예제 에서도 밝힌 바와 같이 필자의 디렉토리 구조는 GTD 형태의 폴더 구조를 변형하여 사용하고 있습니다. 저장은 작년까지는 Dropbox에 했는데, 매년 자료가 2-4G 정도 되다보니 용량도 부족하고 자체 DB 형태라 다른 3rd-Party 앱에서도 자료 활용이 어려워, 올해부터는 uCloud 로 이동하여 빠른 속도로 Devonthink DB를 저장하여 3대의 맥에서 무난히 동일한 DB를 열람하고 있습니다. 데이터페이스는 매년 1개씩 아래 디렉토리 구조를 유지하여 생성합니다.

Inbox : 스크랩을 하게 되면 무조건 inbox에 저장됩니다.

@Family : 가족/취미 관련 문서를 관리

@Project : 진행 프로젝트와 관계된 문서 관리

@Project Resource : 관심 지식영역 혹은 프로젝트 관계 자료 수집을 폴더 단위로 합니다.

Devonthink Pro 는 데이터베이스를 여러개 오픈하여 서로 이동이 가능하므로, 취미/프로젝트별로 나눠도 될 듯 하며, 개인의 취향에 따라 구성하면 됩니다.  아래는 2011년, 2010년, 2009년 저의 DB 구조 샘플을 캡쳐하여 올립니다.

Devon 2011Devon 2010Devon 2009

2. 자료 수집 ( 북마크, Inbox, Drag&Drop)

Devonthink의 웹페이지 클리핑 새로운 방법에서 언급한 것 처럼 웹브라우저에서는 북마크릿을 사용합니다.  해당 북마크 주소를 북마크바에 저장해 놓으면 이가 MobileMe 및 xMarks로 Sync되어 Safari, Firefox, Chrome 모두 자료 스냅이 가능합니다. 북마크릿 설치는 http://www.devon-technologies.com/download/extras.html 에서 “BOOKMARKLET” 아이콘을 북마크 바에 끌어놓으면 됩니다. Safari의 경우 북마크바 3번째에 “DV”라는 이름으로 저장해놓으면, 이후 Command+3 만 클릭하면 바로 Devonthink 수집창이 떠서 편하게 수집할 수 있습니다.

Safari

IWork for iPad 의 문서를 Dropbox에 직접 읽고 저장히기  Keynote Pages Numbers for iPad   Peter  WEB2

웹 문서를 제외한 나머지 오피스문서, iWork문서, 사진/동영상, PDF 등등 자료 보관을 원하는 모든 폴더나 파일을 Finder의 “Inbox”로 끌어놓기하면 됩니다. (아님 Devonthink를 직접 실행시켜 원하는 폴더에 놓아도 됩니다.)

Devon inbox

3. 자료 분류

라벨, 태그, 플래그 등 다양한 방법으로 1차 자료 분류를 할 수 있습니다.  저의 경우 Devothink 태그는 별도로 하지 않고 라벨 및 플래그로만 자료의 중요성을 구분합니다. (Devon 자체적으로 분류/추천하는 로직이 있어서요)

1차로 Inbox에 밀린 수집된 파일을 훑어보고, 유용하다고 생각하는 것은 라벨로 “Import”를 할당한 후 소속 폴더로 이동시킵니다.

Devon labeling

4. 자료 활용

이제부터는 Devonthink의 강력함이 보이는 검색/Classify 기능입니다. 원하는 검색어를 입력하면 해당 단어가 언급된 Frequency 및 가중치 Weight를 계산하여 자동으로 스코어링해주어 가장 적합한 문서를 상위에 걸러줍니다. (이게 Devonthink의 핵심 기능입니다.)  이를 통해 수집된 자료 중 키워드 기반 검색을 하면 꽤나 유용한 자료가 착착 찾아지며, 또한 해당 문서와 가장 연관성 있는 문서를 찾아 줌으로써 자료의 활용이 극대화 됩니다.

Devon search

4. iPad 연동

iPad 버전인 Devonthink To Go 버전은 Sync 중에 가끔 stop 되는 버그는 있으나, Devonthink 내에서 분류된 자료를 매우 쾌적하게 열람할 수 있는 장점이 있습니다. 저의 경우 @Family 및 @Project 폴더는 “Mobile Sync” 대상에 포함을 시킵니다. Smart Folder로 라벨 혹은 플래그/깃발이 걸린 문서만 알아서 Sync되면 꽤나 편할 것 같은데, 아직 이 기능은 지원하지 않네요.

사진 29

Sync가 완료되면 iPad에서 문서들 (웹스크랩/MS오피스/iWorks파일/동영상….) 을 열람할 수 있습니다.

Devon0001

플래그 및 라벨링이 제대로 되었다면 이것들만 필터링 해서 볼 수도 있구요.

Devon0002

Devonthink To Go에 직접 작성한 후 Sync하면 Devonthink (Mac)으로도 Sync 됩니다만, 제 경우는 Devonthink To Go의 목적은 수집되고 플래그/라벨링 된 자료를 평소 시간날 때 읽기만하는 용도로만 사용하고 있습니다.  또한 Devonthink To Go는 한 번 구매하면 아이폰이나 아이패드 모두 사용할 수 있는 Universal 앱입니다.

저는 매년 단위로 가볍게 DevonThink를 쓰는 편인데. “파워포인트 블루스” 저자 김용석님은 하나의 DB에 7만개 문서가 70G 정도의 크기로 만들어 관리하고 계십니다.  http://www.demitrio.com/?p=3434

해외 유저들에게도 사용 평이 좋은 Devonthink는 맥이 있고, 자료 수집 및 활용을 좀 체계적으로 해야할 필요가 있을때 꼭 사용해보시길 자신있게! 권해드립니다. ^^

참.. 이 글은 Mac 활용법에 대해 활발히 좋은 정보가 오고가는 Facebook 맥매니아Jingyu Kim님과 Junyoung Bae님의 숙제 글입니다. Mac의 순수 활용에 관심있는 분은 Facebook 맥매니아 가입해서 같이 좋은 정보 공유하면서 즐기시죠.^^

 

보다 자세한 Devonthink  활용에 대한 글은 다음글을 참고하세요.

 

Peter Kim에 대하여

김태영 PMP 010-9344-7505 프로젝트리서치(주) 대표/설립 peterkim@projectresearch.co.kr http://www.ProjectResearch.co.kr

39개의 답글 to “Devonthink 활용 가이드 – 자료 수집,분류 및 활용”

  1. 늘 이런 어플 없나 했는데. 있었군요. 자세한 설명 고맙습니다. 궁금한 점이 하나 있어 댓글 답니다. 위 글 중에.. / uCloud 로 이동하여 빠른 속도로 Devonthink DB를 저장하여 3대의 맥에서 무난히 동일한 DB를 열람하고 있습니다. / 라고 하셨는데요. uCould 설정을 어떻게 하는건지요. Devonthink의 디비는 .dtBase란 확장자로 저장이 되던데요. 이걸 유클라우드(매직폴더나 폴더동기화로 물려놓고)에서 어떻게 확인할 수 있는지요? 볼 수가 없어요 ㅜㅜ.. 아무래도 다른 방식인 것 같은데… 알려주시면 고맙겠습니다.

  2. 좋은글들 잘 보고 있습니다.
    얼마전부터 DevonThink Pro 구입해서 사용해보고 있는데…
    아직도 햇갈리는 부분이 있네요.
    보통 DB 구축시에 index만 DB로 가지고 있는데…실제 파일은 백업을 어떻게 해서 관리하는지요?
    인덱스DB만 백업해봐야 소용없을테고…실제 파일이 저장된 폴더를 같이 백업해야 하는데…
    결국 파일 폴더를 잘 정리한 후에 DB에 인덱싱을 하고 파일폴더와 인덱싱 DB를 같이 저장해야겠지요?
    아니면 조금 무겁더라도 연단위로 나눠서 DB에 파일째 저장하고 DB만 백업하면 훨씬 관리가 편할텐데…
    어떻게 관리하시는지 노하우좀 알려주시면 감사하겠습니다…

    • 파일을 inbox안에 떨구고 원하는 Devonthink 내에 원하는 폴더로 옮기면
      파일이 통째로 DB에 패키징이 되는군요.
      아니면 문서폴더를 인덱싱만 해서 집어넣을수도 있네요…이런경우의 문서는
      별도로 백업을 해야하구요…
      자문자답입니다 ^^;;

      • Devonthink로 인덱싱 import 방식과 폴더/파일 import 방식은 호불호가 갈립니다. 폴더 관리 노하우가 있다면 import 방식이 (cmd+option+drag&drop) 편하실꺼고요.
        전 개인적으로 연단위로 DB 째로 저장하고/백업합니다. (index는 거의 사용하지 않습니다.)

      • 맞습니다. 제 경우는 인덱싱은 거의 안하구요. DB에 모든 걸 저장시킵니다. ^^

  3. 안녕하세요. devonthink를 써볼까해서 투게더나 요짐보등과 비교해봤는데 역시 devon이 제일 강력한거 같네요. 버전이 세가지인데 프로를 쓰시는 이유가 있나요. 퍼스널 프로 오피스 버전의 차이가 궁금해서요.

  4. 리뷰보고 Devon을 써보려고 하는데, 프로버전으로도 검색 기능 사용이 가능한건가요?
    3대의 맥에서 사용하시면, 3카피를 구매하신거죠?

    비교표만 보고는 확신이 안들어서 여쭙습니다. ^^;;;
    이런 툴은 가격보다도 한번 낚이면 평생 가는거라… 조심스러워서요.

    좋은 리뷰 감사드립니다. ^^

  5. devonthink의 기능중에 혹시

    복사방지글이나 우클릭을 할 수 없는 글들도 pdf파일로 만들거나 인터넷 연결 없이

    맥 자체에 저장해서 볼 수 있나요???

    그리고 devonthink 처음 써보는 사람들은 어디에서 사용법을 배울 수 있을까요?

    • 복사방지글을경우 프린트 > PDF 후 Devonthink 로 저장하거나, 아니면 브라우저 Add-on에 있는 버튼을 클릭하면 devon으로 들어갑니다.
      그렇게 어렵지 않아서 그냥 쓰시면 되요.. Devonthink 홈페이지에 trial 있으니 한 번 설치해서 써 보세요.

  6. ipad 와 연동이 잘 안돼요, 도와주세요.
    Devonthink to go 에서 sync 아이콘을 누르면, Mac의 Mobile sync 안에 있는 파일이 나오지 않고, Master의 Mac mini 라는 컴퓨터 이름이 나오는데요. 이것을 선택 클릭하면 “Connection Problem …” 메세지가 뜨고는 더 진행을 할 수가 없는데 어떡케 해야 하나요?

  7. 좋은자료 잘봤습니다.
    예전부터 이런 자료관리 프로그램 없을까 고민했었는데 있군요…
    일단 Trial버전 설치해보고 어떤지 봐야겠네요.
    혹시 하다가 잘 안되거나 궁금한거 있으면 문의 드릴께요.
    고맙습니다.

  8. 좋은 자료 고맙습니다. 오늘 설치하고 처음 사용 중입니다.

  9. 태영님, 저 노란색 폴더는 어떻게 만들어지나요?
    저도 태영님을 따라 연도별로 데이터를 몽땅 집어넣었는데 제가 보관해왔던 폴더 그대로 넣어서 관리하니 classify 기능을 써 먹을 용도가 안 나와서… 더 큰 의미없이 보관과 검색만을 위해 쓰게 되니 아쉽네요.. 어떻게 적용을 하면 좋을까요?

    • 폴더나 파일에서 우측키 > 라벨색 지정하시면 됩니다. 폴더로 보관하시더라도 Classify의 비중도로 다시 보실 수 있으실꺼에요. 저는 우선 자료를 inbox에 모아두고 시간될때 한꺼번에 검색하고 분류하는 형태라 상당히 유용하게 쓰입니다. 특히나 논문쓸때의 관련 단어 검색은 정말 좋더라구요.

      • 답변에 감사드려요 태영님
        그런데 전 Label 기능을 쓰니 폴더 색깔이 변하는 게 아니라 폴더/파일의 텍스트의 배경색이 바뀌네요
        물론 라벨 기능으로 그렇게 할 수도 있지만 아무래도 폴더의 색깔이 다른 것이 눈에 확 들어와서요-
        제 껏만 그렇게 나오나요? ㅎㅎㅎ
        제 폴더는 모두 파란색입니다 ㅠ

      • 지금 보니 제 폴더도 파란색입니다. Devonthink 버전별 구분인가보네요..^^ Label 및 Flag 로 구분하시고 SmartFolder를 쓰셔도 편리합니다. ^^

      • 아~ 감사해요 ^-^
        Classify 기능 좀 속히 익혀야할텐데 ㅎㅎ

  10. 글 잘 읽었습니다. Devon은 예전에 구입하였는데, 하번 사용해볼까? 하고 글을 찾다가 해당 사이트를 찾았는데 좋은 글이 많이 있네요.

    그런데 한가지 궁금한 것이 있습니다.

    지금 보여지는 URL을 크롬에서 Clip to devonthink 하면 해당 글이 Clip되지 않습니다.

    한글 URL형태로 된 것이면 데본에서 Clip하지 못하는 것일까요?

    해당 사이트의 경우 “죄송합니다. 당신의 조건에 맞는 글이 없습니다.”

    라고 나오네요. 일부러 막아놓으신건지… 한글 도메인의 경우 특별한 설정을 해야하는지 궁금합니다.

    혹시 이 문제를 아신다면 답 부탁드리겠습니다.

    즐거운 하루되세요.

  11. 정말 유용한 정보 감사드립니다. 글만 읽고 devon think 와 papers 중에서 질문이 있습니다. 둘의 조합을 이야기하신거 같은데, 두 앱이 어떻게 조합이 되는지 궁금합니다. 저는 논문용으로 현재 papers를 사용중이구요.

    • Devonthink는 비정형적 자료 (웹, 일반PDF, 오피스문서)를 보관하는 영역이구요. Papers는 정형적 자료 (도서, 논문, 저널)을 보관하는 용도로 사용하고 있습니다.

  12. 수고하시네요. 저는 얼마전 DevonThingk pro를 구입했습니다. 그런데 HWP파일들은 검색이 용이하지 않네요. 제겐 HWP파일이 더 많은데요. 해결 방법이 있을까요?

  13. 잘 읽고 갑니다. 개인 DB가 필요해서 이번에 번들로 싸게 구매하고 공부중에 유입되었습니다. 생각이상으로 많이 쓰게 될 것 같네요.

  14. 데본싱크를 사용하고 있는데 어려워서 이렇게 눈으로만 읽다가 여쭈어보네요;;

    데본싱크 기능에 웹서버 기능이 있는데 이것을 로컬네트워크가 아닌 외부에서도 접속할 수 있는 방법이 있나요?
    아이패드에서 웹서버를 통해 사용하고 싶어서요.
    대용량 pdf가 많아서 매일 아이패드앱으로 싱크하는 것도 오래걸리구요.

    nas 를 통해서 해야하는건가요? 바쁘실텐데 좀 알려주세요. 부탁드립니다. ㅠㅠ

    • 제가 말씀하신대로 사용하고 있기에 답변 달아봅니다.
      저는 사무실에 맥미니 사용하고요…

      데본싱크 오피스에 웹서버 기능 활성화 시키시고, 쉐어할 디비 체크해주신다음,
      서버가 사용할 특정포트 및 사용자 아이디 및 암호 지정해 줍니다.
      (안해주면 기본 포트로 아이디 암호 없이 사용)
      그러면 기본적으로 데본이 내부/외부주소를 보여줍니다.
      만약 공인 아이피를 사용중이시라면 그대로 사용하시면 되지만,
      환경이 비공인 아이피에 라우터(통상 유무선 공유기)를 사용중이시라면 2가지 조치를 더해주시면 됩니다.

      1. 라우터에서 dens 서비스 활성화…
      2. 라우터에서 데본 웹서버의 포트를 포트포워딩 설정
      (위 2가지 설정을 잘 모르시면 인터넷에 아주 자세히 많이 나와 있습니다)

      설정이 모두 완료 되셨으면, 다음과 같이 접속하시면 됩니다.
      http://aaa.domain.com:12345/
      (물론 위는 예시 입니다)

      추가로 맥을 네트웍 신호가 들어오면 잠자기가 께어나도록 설정해 놓으시면
      언제든지 외부에서 사용하실수 있습니다

      도움이 되셨기를 바랍니다.

  15. nextcrom's Blog에서 이 항목을 퍼감.

  16. 안녕하세요. 많은 정보를 습득하고 갑니다. 이 프로그램을 사용한지 몇달이 되었는데도 아직도 100프로 활용하고 있지 못하다는 생각이 드는데요. 기본적으로 논문을 쓰는데 있어서 논문 정리 및 검색을 유용하게 사용하려고 나름 큰 돈을 주고 샀구요. 사실 weight 라든가 frequency 같은거는 좋은 기능이긴 하지만, 실질적으로 어떤 도움이 되는지는 잘 모르겠습니다. 예를 들어 “social activism” 이라는 용어가 들어간 다큐먼트를 찾으려고 하면 “social” 또는 “activism” 이 몇번 얼마나 많이 문서에 있는지가 중요한게 아니라 “social activism” 을 찾아야 하거든요. 보통 검색을 하게 되면 “social”이 제일 많이 적혀진 문서를 가장 큰 weight로 두는 문제가 발생합니다. 아마 제가 제대로 활용을 못하고 있는것 같은데 혹시 단어를 두개 혹은 세개 붙여진 문구? 문장?을 찾으려고 하면 다른 방법이 있을까요? 예를 들어, 구글 검색에서 큰 따옴표를 하면 해당 단어/문장이 반드시 포함된 결과가 나오는식으로요. 데본띵크 매뉴얼에도 자세히 나와있지 않아서 이렇게 여쭤봅니다. 또 한가지는 데본띵크 화면 우측 상단에 있는 검색창에 검색하는것과 command +shift+F를 통한 검색이 어떻게 다른지 혹시 아시나요? 제가 알고 있기로는 후자를 통한 검색이 지정 폴더에서만 검색이 가능하게끔 좀더 advanced된거라고 알고 있는데 이 또한 위에 적은 문제를 해결해주지는 않는것 같습니다. 이 프로그램의 가장 중요한 기능이라 생각되는데 잘 설명되어 있는곳이 없는것 같습니다.

    이와 비슷하게, 구글 검색은 예를 들어 ~ 저렴한 맛집 이라고 검색하면 저렴한과 유의한 여러 결과를 보여주는데요 이 기능이 데본에서 가능하다면 굉장히 파워풀한 기능이 될거라고 생각합니다. 이 또한 불가능한건가요?

    한가지 더 질문이 있다면, 저는 inbox를 사용하기 보다는 주제별, 과목별로 폴더를 만들어서 저장을 해 놓고 있는데요. 그러다 보면 어떤 문서는 이 폴더에도 포함이 되고, 다른 폴더에도 중복적으로 포함이 되는 경우가 있는데요. 이런 경우에는 파일을 복사하여 두번 넣으시나요? 아마도 이런 문제를 해결하기 위해서 inbox에 한번만 넣는것 같긴한데요 컴터에서 폴더를 정리해서 넣어놓듯이 데본에서도 이 폴더에 가면 모든 정보가 여기에 있다! 이런 식으로 정리를 해놓고 싶어서요. 어떤 특정 용어를 찾기위해 데본을 쓰기도 하지만, 어떤 주제를 보면서 아이디어를 떠오리기도 해서요. 그럴경우에 놓치는 경우가 있지 않으려면 그 주제와 관련된 논문 및 문서가 그 폴더에 다 들어있어야 하지 않나 해서 여쭤봅니다.

  17. “웹 문서를 제외한 나머지 오피스문서, iWork문서, 사진/동영상, PDF 등등 자료 보관을 원하는 모든 폴더나 파일을 Finder의 “Inbox”로 끌어놓기하면 됩니다. (아님 Devonthink를 직접 실행시켜 원하는 폴더에 놓아도 됩니다.)”

    Inbox를 Finder sidebar에 어떻게 추가 시키나요?

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